7 خطوات فعالة لتفويض المهام

غالبًا ما تتضمن قيادة فريق من المحترفين في مكان العمل اتخاذ قرارات حاسمة للمهمة واستكمال عمل مرتبط بأوقات التسليم النهائية. بعبارة أخرى، لا يمكنك أن تتخلف عن المواعيد المحددة مسبقاً. هذا هو سبب أهمية التفويض في القيادة - من خلال مشاركة المسؤوليات مع الموظفين الموثوق بهم، يمكنك ضمان إكمال المهام الرئيسية في الوقت المناسب. فيما يلي بعض النصائح لمساعدتك في التفويض حتى يتمكن فريقك من تقسيم الجهد وتحقيق تقدم مفيد للفريق. 1. اختر الشخص المناسب لهذا المنصب. 2. اشرح قرارك بالتفويض. 3. أعط التعليمات المناسبة. 4. توفير الموارد والتعليمات. 5. تفويض المسؤولية والسلطة. 6. فحص العمل وتقديم التغذية الراجعة. 7. تعلم أن تقول شكرا لك. 1. اختر الشخص المناسب لهذا المنصب: يعد فهم نقاط القوة والضعف والتفضيلات الخاصة بأعضاء فريقك مكونًا رئيسيًا لكونك قائدًا فعالاً. لا تقدم مهمة تحتاج إلى الكثير من التعاون لشخص يستمتع بشدة بالعمل بمفرده إذا كانت المهمة تحتاج إلى تفويض. أعطها لشخص يستمتع بالعمل مع الآخرين. قد يكون لديك قائمة بالمهام التي ترغب في تفويضها، وترغب في التفكير في الاجتماع مع فريقك، ومراجعة القائمة، والسماح للأشخاص باختيار المسؤوليات التي يرغبون في تحملها بأنفسهم. هناك إستراتيجية أخرى لتنمية الثقة وتشجيع المشاركة بين فريقك وهي السماح للموظفين باختيار المهام الموكلة إليهم. 2. اشرح قرارك بالتفويض عندما تكلف شخصًا بمهمة، فمن المفيد حقًا أن تشرح له الموقف الذي أدى إلى قرارك. وفقًا لأليكس كافولاكوس، مبتكرة «The Muse»: عندما تختار أشخاصًا لتفويضهم، اشرح لهم سبب اختيارك لهم على وجه الخصوص وكيف تأمل أن يساعدهم ذلك على التحسن» وتضيف: «ساعدهم في رؤية كل مهمة تُمنح لهم كفرصة لتحمل مسؤولية إضافية أو تطوير مواهب جديدة». 3. أعط التوجيهات المناسبة بدون دخول في التفاصيل الدقيقة، يعطي المفوض الماهر معلومات أساسية وهامة حول مهمة التفويض. في كتاب العادات السبع للأشخاص الأكثر فعالية، ينصح ستيفن كوفي بأن تقوم بتحديد النتائج المطلوبة وترك الأساليب والتقنيات للأشخاص المفوضين. أبلغ الموظفين بالأهداف المطلوبة أو معالم الطريق (Milestone) التي تأمل في الوصول إليها، ثم دعهم يتعاملون مع المشكلة بطريقتهم. لا تكافح أبدًا لتحقيق الكمال أو الإدارة الدقيقة للآخرين لأنهم قد يؤدون العمل بطريقة مختلفة عنك. لا يهم ما داموا يحققون ما تبحث عنه. 4. توفير الموارد والتعليمات يجب عليك التأكد من أن الشخص المكلف بمهمة أو مشروع لديه المواد والأدوات اللازمة للنجاح. تأكد من أن الفرد الذي تفوضه بتنفيذ بمهمة ما لديه الموارد والخبرة اللازمة لأدائها أو – إذا لم يملك الموارد والخبرة المطلوبة. قدمْ وسائل مناسبة لتطوير تلك الكفاءات. بعد ذلك، تأكد من وجود خطة عمل للشخص للتعرف على الأداة أولاً، 5. تفويض المسؤولية والسلطة من المحتمل أنك واجهت مواقف تم تكليفك فيها بمهمة ولكنك لم تشعر بأنك مسؤول تمامًا عن الموقف. نتيجة لذلك، تستغرق العملية وقتًا أطول لكل من المدير والموظف، ويتباطأ العمل، وينتهي بك الأمر بالحاجة إلى المساعدة. يعتقد «مارتن زويلينج» (Martin Zwilling)، المؤسس والرئيس التنفيذي لشركة Startup Professionals: «أن المديرين الذين يفشلون في تفويض المسؤوليات بالإضافة إلى واجبات محددة يجدون أنفسهم في النهاية يقومون بعمل مرؤوسيهم ويؤدون بعضاً من مهامهم»، بدلاً من أن يحدث العكس. لذا على القائد تشجيع ثقافة التفويض حيث يشعر الموظفون بالقدرة على اتخاذ الخيارات وطرح الأسئلة واتخاذ الإجراءات اللازمة لإنهاء الوظيفة. 6. تفقد العمل وقدم التغذية الراجعة لا شيء أسوأ من أن يكلف القائد موظفًا بمهمة ثم يلومه عند حدوث أي خطأ. لا تكن ذلك القائد أبداً. عند انتهاء العمل الذي قمت بتفويضه لأعضاء فريقك، قم بمراجعته للتأكد من أنهم تعاملوا معه بشكل مناسب وقدم أي ملاحظات ضرورية لمساعدتهم على التعامل مع المهمة بشكل أكثر فاعلية في المستقبل. 7. تعلم أن تقول شكرا لك عندما يكمل شخص ما العمل أو المشروع الذي كلفته به، عبر عن خالص امتنانك وسلط الضوء على أي إنجازات بعينها ودعها تخرج من القلب. يصبح هذا الامتنان للأشخاص دليلًا لما يجب عليهم فعله للمضي قدمًا نحو النجاح. فإن أسهل خطوة هي أيضًا واحدة من أصعب الخطوات التي يتعلمها الكثير من الناس. سيعزز الولاء، وسيوفر تحقيقًا حقيقيًا لوظيفة مكتملة، وسيكون بمثابة الأساس لتقييم الأداء. @hussainhalsayed