العلاقات العامة والتنظيم

إن ما يميز أعمالنا هو «الإتقان.. الأمانة.. الإبداع».. بهذه الكلمات يمكننا أن نجعل من خدماتنا وأعمالنا تتحدث عن نفسها وتنشر شعاع النجاح والتألق. في مقال اليوم سنتحدث عن فن من فنون العلاقات العامة، وهو تنظيم مناسبة علاقات عامة أو حفل علاقات عامة، فإن أي نجاح لأي حفل أو مناسبة يكمن في سر الإعداد السليم له والخطة الموضوعة، وفي علم العلاقات العامة فإن الاهتمام بالتفاصيل مهم للتأثير على الحضور بشكل إيجابي، يقول رون توريزيان وهو مختص في العلاقات العامة: «الاهتمام بالتفاصيل هو أهم قيمة في عمل العلاقات العامة والتسويق»، من خلال متابعتي لهذا المجال وخلال وجودي في بعض المؤتمرات أو المناسبات ألاحظ وجود خلل في تنسيق وتنظيم المؤتمرات الصحافية أو تدشين المنتجات، فالمتعارف عليه هو منصة وعليها المديرون ودعوة مجموعة من الصحافيين وورد أحمر وأصفر على الطاولة، وإعطاء هدايا تذكارية للصحافيين عبارة عن قلم ودفتر وكوب عليه شعار المؤسسة وهي تسمى Gift Items. ولكن في العلم الحديث لفن العلاقات العامة هناك خطوات علمية ومنهجية، فالمختصون يتحدثون أنه قبل دعوة أي جهة لمؤتمر صحافي أو حفل لإطلاق منتج جديد أو خدمة جديدة يجب عليك اتباع الخطوات، مثل وضع الأهداف المطلوبة والمرجوة من هذه الحملة، وذلك لقياس مستوى النجاح بعد انتهاء التنظيم، وضع خطة تسويقية بعد إطلاق المنتج أو الخدمة بحيث يتم توصيل الرسالة المرجوة من المنتج أو الحدث عبر منصات مختلفة تسويقياً، مثل وسائل الاتصال الحديث والصحف سواء كانت إعلانات أو مقالات معدة مسبقاً، وتسمى بالمقالات التجارية، حدد الفئة المدعوة للمؤتمر أو الحفل من ممثلي الصحف وممثلي الإدارات المختلفة أو القطاعات الحكومية ذات الصلة، ولا تنس أن وجود الفريق التنفيذي لأي مؤسسة في مثل هذه المناسبات أمر مهم لإعطاء الثقة للموظفين، وأيضاً لإظهار تقدير المؤسسة لقياداتها. التنظيم أمر مهم جداً لمثل هذه المناسبات، فإن ترتيب الكراسي وشكل الطاولة الرئيسية ووضوح الشاشة التي سيتم عرض أي مادة عليها أمر في غاية الأهمية، وأيضاً من المهم جداً الاهتمام بالبروتوكول وتعزيز مكانة الحضور، يجب أن يحس الحضور بأهميتهم كمدعوين، وهنا يتم الخلط كثيراً بين البرستيج والاستعراض وبين البروتوكول والقيم المعنوية لتقديم الحضور، فالاهتمام مثلاً أين سيتم إيقاف سيارات الحضور؟ من سيستقبلهم في مدخل المؤسسة؟ إلخ، يقول: ستيفن مارتن: «كن جيداً فيما تقوم به ولن ينساك الناس». إن تنظيم الحفل أو المناسبة ذات الارتباط بإطلاق أي خدمة جديدة يجب أن يحتوي على الملف الإعلامي أو Media Kit، ففيه يتم وضع معلومات عامة وتفصيلية عن المنتج أو الخدمة الجديدة، صور للمؤسسة أو الخدمة أو المنتج، شريط تعريفي عن المؤسسة، ملف بروفايل عن الشركة أو المؤسسة لتعريف المدعوين بإنجازات أو نبذة عامة. أما الجزء الأخير فهو يعتبر من أكثر الأجزاء نسياناً في الوطن العربي، وهو قياس مستوى النجاح بعد انتهاء أي مؤتمر أو حفل إطلاق منتج، فهنا لا نتحدث عن حملة تسويقية أو ترويجية بل نتحدث عن علاقات عامة تؤسس لبناء سمعة أو ترسيخ لمفهوم الهوية المؤسسية ورفع مستوى الوعي Brand awearnce، يجب تقييم الحفل من حيث التنظيم، ومن ثم متابعة الصحف والمجلات، وعبر الإنترنت، ومتابعة القنوات ومن قام بالتغطية الإعلامية، وعمل تقرير للمدير العام أو المسؤول عن المنظمة. يقول مايكل ميندهيل نائب الرئيس التنفيذي لديزني: «العلاقات العامة توصل الرسالة المرجوة وتضيف لها مصداقية».