حددت التعليمات التي أصدرتها وزارة الاقتصاد والتجارة قواعد انعقاد الجمعيات العامة للمساهمين والتي تتمثل في الجمعية العامة التأسيسية التي يتم عقدها مرة واحدة بعد صدور القرار الوزاري بتأسيس الشركة، وبعد موافقة الإدارة على مكان وزمان الانعقاد، وتنظر على وجه الخصوص في المسائل المنصوص عليها في المادة (90) من قانون الشركات التجارية، وتنعقد بحضور عدد من المؤسسين المالكين لنصف رأس مال الشركة على الأقل، وتصدر قرارات الجمعية العامة التأسيسية بالأغلبية المطلقة للأسهم الممثلة تمثيلاً صحيحاً.
أما الجمعية العامة العادية فيتم عقدها بدعوة من مجلس الإدارة مرة على الأقل في السنة أو عند الحاجة، وفي المكان والزمان اللذين يحددهما المجلس بعد موافقة الإدارة، ويجب أن يكون الانعقاد خلال الشهور الأربعة التالية لنهاية السنة المالية للشركة، وتنظر المسائل المنصوص عليها في المادة (127) من قانون الشركات وتنعقد بحضور عدد من المساهمين يمثلون (%50) من رأس مال الشركة على الأقل وإذا لم يتوفر النصاب في هذا الاجتماع وجب دعوة الجمعية العامة إلى اجتماع ثانٍ يعقد خلال الخمسة عشر يوماً التالية للاجتماع الأول، ويعتبر الاجتماع الثاني صحيحاً مهما كان عدد الأسهم الممثلة فيه وتصدر قرارات الجمعية العامة بالأغلبية المطلقة للأسهم الممثلة في الاجتماع، ما لم ينص النظام الأساسي للشركة على نسبة أعلى من ذلك.
غير العادية
وفيما يتعلق بالجمعية العامة غير العادية فإنها تنعقد بدعوة من مجلس الإدارة عند الحاجة، وفي المكان والزمان اللذين يحددهما المجلس بعد موافقة الإدارة، وتنظر المسائل المنصوص عليها في المادة (137) من قانون الشركات وتنعقد بحضور عدد من المساهمين يمثلون (%75) من رأس مال الشركة على الأقل، وإذا لم يتوفر هذا النصاب وجب دعوة هذه الجمعية إلى اجتماع ثانٍ يعقد خلال الثلاثين يوماً التالية للاجتماع الأول. ويعتبر الاجتماع الثاني صحيحاً إذا حضره مساهمون يمثلون (%50) من رأس مال الشركة، وإذا لم يتوفر النصاب في الاجتماع الثاني توجه الدعوة إلى اجتماع ثالث يعقد بعد انقضاء ثلاثين يوماً من التاريخ المحدد للاجتماع الثاني، ويكون الاجتماع الثالث صحيحاً أيّاً كان عدد الحاضرين، وتصدر قرارات الجمعية العامة بالأغلبية المطلقة للأسهم الممثلة في الاجتماع، ما لم ينص النظام الأساسي للشركة على نسبة أعلى من ذلك.
المكان والزمان
كما يجب على مجلس الإدارة الحصول على موافقة الإدارة على زمان ومكان انعقاد الجمعية العامة، وتوجيه الدعوة إلى جميع المساهمين لحضور اجتماع الجمعية العامة العادية أو غير العادية بطريق الإعلان في صحيفتين يوميتين محليتين تكون إحداهما على الأقل باللغة العربية، وعلى الموقع الإلكتروني للشركة إن وجد، وذلك قبل الموعد المحدد لانعقاد الجمعية العامة بخمسة عشر يوماً على الأقل، كما يجب أن يشتمل على ملخص وافٍ عن جدول أعمال الجمعية العامة العادية أو غير العادية.
كما يجب على مجلس الإدارة توجيه الدعوة إلى الإدارة لإيفاد ممثل عنها لحضور الاجتماع، كما يجب على مجلس الإدارة توجيه الدعوة إلى مراقب حسابات الشركة لحضور الاجتماع، وأن يتم تسجيل الحضور من خلال الشركة أو من يتم تعيينه من جامعي الأصوات وتحت مسؤوليتهم، ويتولى رئاسة الجمعية العامة رئيس مجلس الإدارة أو نائبه أو من ينتدبه مجلس الإدارة لذلك، وفي حالة تخلف المذكورين عن حضور الاجتماع تعين الجمعية من بين أعضاء مجلس الإدارة أو المساهمين رئيساً لهذا الاجتماع، كما تعين الجمعية مقرراً للاجتماع، وكذلك تعين جامعي الأصوات، كذلك يجب على أعضاء مجلس الإدارة ومراقبي الحسابات وسائر الموظفين أن ييسروا عمل موظفي وزارة الاقتصاد والتجارة المنتدبين لحضور اجتماع الجمعية العامة وأن يقدموا لهم البيانات وصور المستندات التي يطلبونها لهذا الغرض، ولا يجوز توجيه الأسئلة لموظفي الوزارة أو طلب إبداء رأيهم أو إشراكهم في التصويت.
المحضر
كما يجب تحرير محضر باجتماع الجمعية العامة العادية أو غير العادية على أوراق ومطبوعات الشركة، مرفقاً به بيان بأسماء المساهمين الحاضرين أو الممثلين وعدد الأسهم التي في حيازتهم بالأصالة أو بالإنابة، وعدد الأصوات المقررة لها والقرارات الصادرة وعدد الأصوات التي وافقت عليها أو خالفتها، وخلاصة وافية للمناقشات التي دارت في الاجتماع، وإثبات حضور ممثلي الوزارة المنتدبين، ويوقع المحضر رئيس الجمعية ومقررها وجامعو الأصوات ومراقبو الحسابات، ويكون الموقعون على محضر الاجتماع مسؤولين عن صحة البيانات الواردة فيه، وتختم صفحات المحضر بخاتم الشركة ومن ثم اعتماد كشف أسماء المساهمين، ونصاب الحضور من جامعي الأصوات، وأن يكون مختوماً بخاتم الشركة، وإرسال صورة من محضر اجتماع الجمعية العامة للشركة إلى الإدارة خلال سبعة أيام على الأكثر من تاريخ انعقادها.