قامت إدارة نظم المعلومات، في وزارة البلدية والتخطيط العمراني، بتطبيق نظام المكتب الذكي عبر الهواتف الذكية للمديرين والمسؤولين في الوزارة والذي يساعدهم في متابعة أعمالهم ومعرفة المعلومات الهامة التي يحتاجونها في أي وقت وأي مكان، وذلك في إطار مواكبة الوزارة للتطورات الجارية في مجال تقنية المعلومات لتحقيق رؤيتها في تقديم خدمات إلكترونية عصرية في سرعة ويسر.

والتطبيق الفريد من نوعه، هو ابتكار قطري مئة في المئة من حيث فكرته وتصميمه وتنفيذه بالكامل، وهو ما دعا وفداً من وحدة التنفيذ والتخطيط «ICU» بمكتب رئيس مجلس الوزراء بجمهورية ماليزيا لزيارة إدارة نظم المعلومات بوزارة البلدية في سبتمبر الماضي للاطلاع على أنظمة الإدارة ومن أهمها نظام المكاتب الذكية ونظام متابعة الأداء للمديرين ولوحة إحصائيات الوزير وغيرها، حيث أبدوا إعجابهم بهذه الأنظمة المتطورة.

وقال السيد خلف عجلان العنزي، مدير إدارة نظم المعلومات بوزارة البلدية والتخطيط العمراني:
«إن المكتب الذكي يساعد المسؤولين في متابعة الأعمال ومعرفة المعلومات الهامة التي يحتاجها أصحاب القرار في أي وقت وأي مكان وذلك من خلال تقديم معلومات هامة ودقيقة ومباشرة تساعد في اتخاذ القرار وأداء العمل اليومي للمسؤول بشكل سريع وسهل الاستخدام، ويختلف المكتب الذكي في مواصفاته بحسب درجة المسؤول وطبيعة عمله ونوعيته».

وأشار إلى أن أهمية المكاتب الذكية في أنها أداة تواصل بين المسؤول وبين أنظمة الوزارة المتعددة، فمن خلال توافر البيانات الهامة بشكل سريع ومباشر يستطيع المدير اتخاذ القرارات بناء على معطيات ومعلومات موثوقة وسريعة وبشكل سهل غير معقد، وهذا الأمر بطبيعة الحال ينعكس إيجابا على جودة العمل وسرعته، فعلى سبيل المثال حينما يكون المدير في اجتماع وتوجه له بعض الأسئلة الإحصائية أو الدقيقة التي تحتاج للرجوع إلى الأنظمة أو بعض الموظفين، يستطيع المدير معرفة هذه المعلومات من خلال هاتفه المحمول مباشرة، كما يمكن تحمل الملفات الهامة أو العروض المطلوبة بشكل دائم في المكتب الذكي، وبذلك يستطيع المستخدم الرجوع لهذه الملفات في أي وقت.

وأضاف أن المكاتب الذكية تستهدف في نسختها الأولى مديري البلديات والإدارات المركزية ومن هم في مقامهم والدرجات الأعلى، ثم يمتد توزيع هذا النظام ليشمل المديرين في البلديات ورؤساء المراكز واللجان ثم بعد ذلك قد يتم توفير النظام لرؤساء الأقسام ومن تحتاج طبيعة عمله في الوزارة، ومن المتوقع أن يكون انعكاس هذا النظام إيجابيا بشكل كبير خصوصاً مع التحول التقني للوزارة ورؤية الوزارة لتكون وزارة بلا ورق مع نهاية 2017 وبداية 2018 بإذن الله.

وأشار إلى أن هذا النظام يعد فريداً من نوعه في المنطقة، فقد تمت فكرته وتصميمه وتنفيذه بالكامل في إدارة نظم المعلومات، فهو ابتكار قطري %100 يضاف بكل فخر للابتكارات الأخرى التي ظهرت عبر وزارة البلدية والتخطيط العمراني والتي حصلت الوزارة على شهادات حقوق ملكية فكرية لها مثل نظام «توكيد أونلاين» ونظام «دليلة» وكذلك «صور وبلغ».

وحول فرص نجاحه والتحديات التي تواجه تطبيقه، أكد العنزي أن نسبة نجاح هذا المشروع بإذن الله قد تصل لـ%98 فمن خلال ردود المستخدمين من المديرين في الوزارة ثبت أن هذا النظام له أهمية كبيرة جدا للمسؤولين، حيث أصبح البعض يجد صعوبة في الاستغناء عن النظام بعد تجربته، ووصلتنا الكثير من مقترحات التطوير التي ما زالت تحت الدراسة، ونعتقد أن هذا النظام نواة لتحول تقني هام في الوزارة، وبلا شك هناك تحديات لمثل هذا النظام الجديد في فكرته ومضمونه من أهمها جاهزية النظام على مدار الساعة ورفع درجات الأمان والحماية لأعلى مستوى نظراً لحساسية المعلومات ونوعية المستخدمين.

وحبين أن هناك العديد من المعلومات والخدمات التي يقدمها المكتب يتم توفيرها حسب درجة المستخدم وصلاحياته، ولكن هناك معلومات وخدمات للجميع مثل معرفة أرقام التواصل مع المديرين ومعرفة المسؤولين الذين في إجازة سنوية، وكذلك الإعلانات والتعاميم والمناقصات وغيرها، مبيناً أن المكتب الذكي يحتوي على بعض الأنظمة المساعدة مثل نظام «ملفاتي» الذي يسمح بتحميل أهم الملفات للمسؤول، كذلك نظام «متابعة المشاريع» وهذا نظام مهم جدا يمكن المدير من معرفة أهم مشاريع إدارته وأين وصل كل مشروع منها، ومن خلال تصفح المشاريع يستطيع معرفة مدير المشروع ومراسلته من خلال النظام برسالة نصية لهاتفه، ليقوم بتحديث البيانات أو مراجعة المدير، كذلك يستطيع المدير معرفة موازنة إدارته والرصيد المتبقي له ماليا والمصروفات والمبالغ المحجوزة، ومعرفة المتأخرين والمتغيبين في إدارته يومياً، كل هذه الأنظمة يستطيع المدير الاستفادة منها في حال طلبها إن لم تكن متوافرة لديه. وقد تم تدريب المديرين في المرحلة الأولى على بعض المميزات البسيطة لنظام المكاتب الذكية، ومع الوقت سوف يتعمق المستخدم في النظام تدريجياً ويتم فتح الصلاحيات والأنظمة حسب الحاجة، ونحن نرحب دائماً في حال وجود أي استفسار أو حاجة للمساعدة عبر قنوات التواصل المعروفة لإدارة نظم المعلومات.

يُذكر أن وزارة البلدية والتخطيط العمراني، كانت قد حصلت على حقوق ملكية فكرية لبعض الأنظمة الفريدة لديها والتي تعتبر أول جهة تقوم بتطبيقها بشكلها التقني الحالي، حيث كانت الوزارة قد أطلقت عدة خدمات في عامي 2011 و2012 من ضمنها خدمات «دليلة الإرشادية، ودليلة منازل، ودليلة معاني، ودليلة أراضي» وكذلك خدمة «صور وبلغ» عبر تطبيق البلدية الذي يعتبر أول تطبيق خدمي في أبل ستور وأندرويد في الوزارات في المنطقة، وقامت الوزارة خلال عامي 2013 و2014 بإطلاق خدمات فريدة وجديدة أيضاً من ضمنها «شاشات متابعة الأداء للمديرين، وشاشة إحصائيات الوزير، وتوكيد أونلاين»، وفي عام 2015 قامت الوزارة بتدشين نظام «المكاتب الذكية» والذي يضع جميع المعلومات والبيانات الهامة للمديرين وأصحاب القرار في راحة الكف عبر أجهزتهم الذكية، وجميع هذه الأنظمة تخرج من نطاق التقنية الافتراضية والتقليدية إلى آفاق الأنظمة المحترفة والابتكارية.