عقدت هيئة التعليم بالمجلس الأعلى للتعليم اجتماعا موسعاً أمس مع أصحاب تراخيص المدارس المستقلة بقاعة الاجتماعات الكبرى بمبنى المجلس بالدفنة، وذلك بهدف التعريف بالمستحدثات الجديدة لنظام التسجيل الإلكتروني للطلبة للعام الأكاديمي 2012/2013م واستعراض آليات تطبيقه، والفئات المستهدفة منه، والمستندات والوثائق المطلوبة، وشرح مراحل التسجيل المبكر ونظام التسجيل الإلكتروني لأولياء الأمور ونظام التسجيل الإلكتروني للمدارس المستقلة. كما استهدف الاجتماع الاستماع لآراء أصحاب التراخيص ومعرفة مرئياتهم واستعراض أفضل الممارسات والدروس المستفادة من التجارب السابقة، وتوصيف التحديات المحتملة والنظر في كيفية تذليلها، بالإضافة لعرض تقديمي لتطبيق عملي لخطوات نظام التسجيل الإلكتروني قدمه اختصاصيو الدعم التقني المشرفون على برنامج التسجيل الإلكتروني من وحدة تكنولوجيا المعلومات بالمجلس. تحدث في مستهل الاجتماع السيد خالد الحرقان، مساعد مديرة هيئة التعليم، مرحبا بالحضور ومثمنا دورهم وتعاونهم، مشيراً إلى أن الهدف من التسجيل الإلكتروني هو تمكين أولياء الأمور من تسجيل الطلبة في المدارس المستقلة من أي موقع إلكتروني على شبكة الإنترنت ودون الحضور للمدرسة، كما يتيح للمدارس المستقلة تسجيل الطلبة من خلال المدرسة ومتابعة الطلبة الذين تم تسجيلهم من قِبل أولياء الأمور، وتمكين هيئة التعليم من متابعة ما تم تسجيله من الطلبة سواء من قبل أولياء الأمور أو من قِبل المدرسة، ما يدعم اتخاذ القرار في الوقت المناسب ويوفر الوقت والجهد. وأكد مساعد مديرة هيئة التعليم أن النظام يبين الطاقة الاستيعابية لكل مدرسة وعدد المسجلين بها وعدد الشواغر الموجودة بصورة آلية. وأشار للجهود المبذولة للتنسيق مع جميع الجهات الحكومية ذات الصلة في توفير المعلومات والبيات بما في ذلك وزارة الداخلية وكهرماء ومؤسسة الرعاية الصحية الأولية. ومن جهتها، قدمت الأستاذة هيا جهام الكواري مديرة مكتب المدارس المستقلة بهيئة التعليم عرضاً تقديمياً في الاجتماع شرحت فيه بالتفصيل مراحل التسجيل المتمثلة في التسجيل المبكر (الترحيل الآلي) وتسجيل الأشقاء، وتسجيل الطلبة المستجدين، والتسجيل وفق الشواغر (المرحلة الاختيارية)، وتاريخ بدء كل مرحلة، والفئات المستهدفة منها، والمستندات والوثائق المطلوبة لكل مرحلة، موضحة دور المدرسة في كل مرحلة من مراحل التسجيل ودور ولي الأمر، كما استعرضت كيفية التسجيل في المدارس التخصصية -المعهد الديني ومدرسة قطر التقنية الثانوية المستقلة للبنين ومدرسة التجارة الثانوية- وشروط التسجيل بهذه المدارس. وشددت مديرة مكتب المدارس المستقلة على سن القبول (الحد الأدنى للسن) في التسجيل الإلكتروني في كل مرحلة، لافتة لدور المجلس الأعلى للتعليم المتمثل في الإشراف والمتابعة وتوفير التدريب اللازم للمدارس على برنامج التسجيل والقيام بالإعلان عن إجراءات التسجيل والمواعيد المحددة لكل مرحلة في جميع وسائل الإعلام، على أن تلتزم المدارس بتعريف أولياء الأمور بإجراءات التسجيل. وبدورها، قدمت الأستاذة دعاء الحاج عيد، المسؤولة عن برنامج التسجيل الإلكتروني بوحدة تكنولوجيا المعلومات، عرضاً تقديمياً في الاجتماع شرحت فيه جميع الخطوات العملية للتسجيل الإلكتروني بصورة متسلسلة، وشرحت المتطلبات والمستندات والبيانات، مشددة في هذا السياق على أهمية الرقم الشخصي لولي الأمر ورقم هاتفه والرقم الشخصي للطالب ورقم الكهرباء وكلمة المرور التي تصل لولي الأمر على هاتفه إلكترونيا، حتى مرحلة اعتماد النظام لعملية التسجيل وتأكيدها من خلال إيصال تسجيل، وكيفية استكمال التسجيل في حال نقص المعلومات المقدمة من قبل ولي الأمر. وفي سياق متصل، قدمت الأستاذة عائشة الكواري مديرة مكتب الاتصال والإعلام أهم معالم وآليات الخطة الإعلامية لتعزيز الوعي بالتسجيل الإلكتروني والمتمثلة في: إصدار البيانات الصحافية وإعداد التغطيات الإخبارية وإجراء التحقيقات الصحافية واستطلاعات الرأي لمعرفة اتجاهات الجمهور ومواقفه وآرائه حول التسجيل الإلكتروني، وتنظيم اللقاءات والمؤتمرات الصحافية واللقاءات الإذاعية والتلفزيونية لمسؤولي هيئة التعليم للتواصل مع جميع أطراف العملية التعليمية والتربوية، بالإضافة لتعزيز التواصل والنشر في مواقع التواصل الاجتماعي مثل الفيس بوك وتويتر واليوتيوب وغيرها من وسائل الاتصال الحديثة. وفي نهاية الاجتماع طرح أصحاب التراخيص العديد من التساؤلات والاستفسارات قام مسؤولو هيئة التعليم بالرد عليها والاستفادة منها كتغذية راجعة. علماً أنه ستكون هناك دورة تدريبية مكثفة على نظام التسجيل الإلكتروني يحضرها ثلاثة مرشحين عن كل مدرسة (نائب المدير للشؤون الإدارية وشؤون الطلبة، ومنسق شؤون الطلاب، وموظف آخر يختاره صاحب الترخيص) وذلك للتدريب على نظام التسجيل الإلكتروني المبكر ونظام الإدارة المدرسية (الاستعلام عن حركات الطالب وتاريخه) ونظام المتابعة؛ وذلك لضمان سير عملية التسجيل بصورة سليمة توفر الجهد والوقت لجميع أطراف العملية التعليمية.